Menzies Aviation, un spécialiste global de la logistique desservant les lignes aériennes dans plus de 218 aéroports fournit des services aéroportuaires essentiels, notamment des services aux passagers, la manutention des bagages, des activités aux aires de trafic, l’avitaillement des avions et le support technique. Dans l’ensemble des 218 aéroports où il est présent, Menzies utilise Infor SunSystems pour sa gestion financière.
La solution a été mise en place il y a plus de 20 ans par LLP Group, participant à l’intégration de SunSystems avec d’autres systèmes, y compris aéroportuaires, et pour la connexion à 28 banques différentes. Depuis lors, LLP Group a fourni un support complet à Menzies Aviation, ainsi que des développements supplémentaires de tout le système dans 35 pays différents.
En 1997, Menzies Aviation recherchait un système de gestion agile en soutien du développement rapide de son activité au Royaume Uni et sur les marchés européens, où LLP Group bénéficie d’une longue expérience. Suite à une sélection rigoureuse, la direction de Menzies choisit Infor SunSystems et LLP Group en tant que partenaire de mise en œuvre.
“Notre partenariat avec LLP Group et notre investissement dans Infor SunSystems ont été cruciaux dans la réussite et la croissance à long terme de Menzies Aviation. Pendant 15 ans, nous avons exploité le système dans sa première version, avant une mise à niveau aux dernières technologies en 2014, pour une plus grande efficacité grâce à l’optimisation de la solution dans son ensemble,” explique Jan Slunský, Vice Président Systèmes Financiers, Menzies Aviation.
Infor SunSystems traite les transactions et gère les traitements robustes de Menzies dans les domaines de la gestion financière et de la comptabilité intégrées. Menzies a cru par le biais d’acquisitions et sa présence dans de nouveaux aéroports dans le monde, il était donc critique pour l’organisation de maintenir une conformité fidèle et transparente dans le domaine hautement réglementé de l’information financière.
Au cours du temps, il devint nécessaire de suivre le rythme stratégique avec les évolutions technologiques, grâce à la mise en œuvre des dernières versions des systèmes offrant une sophistication et une fonctionnalité grandissantes. Le système a été étendu pour établir une connexion directe avec des institutions bancaires financières en utilisant le Système de Paiement Bancaire de LLP Group et en améliorant le processus d’approvisionnement, en ajoutant iPOS pour le contrôle des achats, un module d’approvisionnement mis en place en 2014.
LLP Group s’appuie sur son expérience internationale pour fournir un support total à Menzies Aviation dans 218 aéroports situés dans 35 pays sur 5 continents.
“Qu’il s’agisse d’ajouter un aéroport, un site, un pays ou d’adapter des traitements dans le système, LLP Group a toujours été là pour nous aider à mettre en place et à exploiter le système, mais aussi pour configurer et gérer l’infrastructure informatique. De plus, grâce à la configurabilité d’Infor SunSystems, nous avons pu apporter des modifications partielles au système nous-même – l’un des principaux avantages offerts par SunSystems,” poursuit Jan Slunský. “LLP Group nous a aidé à migrer nos systèmes vers les technologies les plus récentes, à étendre nos paramètres système et à adapter de nouveaux traitements et modules supportant nos opérations dans de nombreux pays dans le monde. Le système est aujourd’hui utilisé par plus de 1000 utilisateurs, dont plus de 100 utilisateurs des fonctions financières et comptables principales.”
“Face à la complexité des systèmes logiciels fournis par LLP Group, il est crucial que ce système demeure fiable en permanence, à un coût d’exploitation acceptable, en ne réclamant qu’un temps minimal à nos employés. Lorsque nécessaire, nous apportons les modifications mineures nous-mêmes et LLP Group nous aide à mettre en place les modifications plus substantielles.”
L’expertise technique de LLP Group dans le domaine de la gestion de traitement et de système était un facteur important dans le partenariat de Menzies avec LLP Group. Menzies Aviation a progressivement pris le contrôle de l’infrastructure informatique, construite pour Infor SunSystems, et l’ensemble du système est maintenant géré par Menzies. Le système supporte un service 24/7 en trois équipes répartis sur plusieurs fuseaux horaires dans le monde.
LLP Group a conservé le rôle de support technique pour des situations plus complexes. Simultanément, LLP Group intervient en tant que partenaire de mise en œuvre pour la croissance sur de nouveaux marchés et sur des initiatives de l’entreprise quand ses développements logiciels sont nécessaires.
“LLP Group nous a aidé à migrer nos systèmes vers les technologies les plus récentes, à étendre nos paramètres système et à adapter de nouveaux traitements et modules supportant nos opérations dans de nombreux pays du monde. Le système est aujourd’hui utilisé par plus de 1000 utilisateurs, dont plus de 100 utilisateurs des fonctions financières et comptables principales.”
Dans les pays comptant une multitude de transactions de paiement, Menzies Aviation a mis en place le Système de Paiement Bancaire de LLP Group, autorisant la communication directe entre Infor SunSystems et les banques autour du globe. La fonctionnalité du système couvre le traitement des paiements entrants et sortants. Ces deux dernières années, le Système de Paiement Bancaire a été mis en place dans 10 pays et communique avec 28 banques différentes dans 20 pays.
Suivant les recommandations de SunSystems, un employé désigné sélectionne des transactions en attente de paiement et dont letraitement est approuvé. Le Système de Paiement Bancaire recueille toutes les données nécessaires et les transmets à la banque concernée pour le traitement de paiement.
Pour les paiements entrants, le Système de Paiement Bancaire lit les relevés bancaires électronique et rapproche les mouvements avec les transactions dans SunSystems pour valider la précision et l’efficacité du rapprochement, tout en gérant la comptabilité d’autres transactions, tels que les frais bancaires, les écarts de taux de change, etc.
“Environ 3000 transactions transitent par le Système de Paiement Bancaire tous les mois. Grâce à ce système nous gagnons du temps tout en assurant la précision de notre comptabilité, la traçabilité de toutes les transactions ainsi que la conformité à nos exigences en matière d’audit interne,” explique Jan Slunský Vice Président Systèmes Financiers, Menzies Aviation.
LLP Group a aussi recommandé et intégré le module iPOS Procurement à Infor SunSystems, Menzies Aviation améliorant ainsi la gestion du cycle d’achats – de la demande et de l’accord d’achat jusqu’au traitement de la facture finale.
Le Système de Paiement Bancaire prépare ensuite ces factures pour leur règlement automatiquement. iPOS fournit tous les mécanismes d’accord nécessaires, par exemple des limites d’accord pour une série de produits donnée, des hiérarchies d’accord, etc. Il gère aussi l’absence de réponse des approbateurs.
“Face à la complexité des systèmes logiciels fournis par LLP Group, il est crucial que ce système demeure fiable en permanence, à un coût d’exploitation acceptable, en ne réclamant qu’un temps minimal à nos employés. Lorsque nécessaire, nous apportons les modifications mineures nous-mêmes et LLP Group nous aide à mettre en place les modifications plus substantielles”, explique Jan Slunský, Vice Président Systèmes Financiers, Menzies Aviation.
