LLP Group usa el software Infor SunSystems apoyando a Menzies Aviation en 35 países

En 1997, Menzies Aviation buscó un sistema de gestión financiera que fuera ágil para apoyar el rápido crecimiento de la empresa en el Reino Unido y los mercados europeos, donde LLP Group cuenta con un amplia experiencia. Tras una selección minuciosa, la dirección de Menzies eligió Infor SunSystems y a LLP Group como encargado de la implementación.  

En palabras de Jan Slunský, Vice Presidente de Sistemas Financieros en Menzies Aviation: “Nuestra asociación con LLP Group, así como la inversión en Infor SunSystems han sido sinificativamente fundamentales para el éxito a largo plazo y el crecimiento de Menzies Aviation. Durante 15 años operamos el sistema con su primer versión antes de actualizar con la última tecnología en 2014, lo que nos permite alcanzar una mayor eficiencia mediante un uso más efectivo y completo de la solución.”

Infor SunSystems opera y administra los robustos procesos de Menzies en las áreas de gestión financiera integrada y contabilidad. Conforme Menzies se ha expandido a través de adquisiciones y el surgimiento denuevos aeropuertos alrededor del mundo, era crítico para la empresa el mantener el cumplimiento preciso y transparente en un área altamente regulada como lo es la información financiera.

Con el tiempo se volvió necesario el mantener el ritmo estratégico con los cambios tecnológicos, a través de la implementación de las últimas versiones de sus sistemas, las cuales incorporan mayor funcionalidad y sofisticación. El sistema creció para incluir conexión directa con instituciones bancarias y financieras utilizando Bank Payment System, desarrollado por LLP Group, y posteriormente se mejoró el proceso de adquisiciones con la adición del control de compras iPOS, un módulo de abastecimiento que fue implementado en 2014.

Dada su experiencia internacional, LLP Group ha sido capaz de brindarle un apoyo total a Menzies Aviation en 218 aeropuertos en 35 países a lo largo de 5 continentes.

«Cuando hemos requerido agregar otro aeropuerto, ubicación, país, o simplemente adaptar nuestros procesos en el sistema, podemos confiar que LLP Group nos va a apoyar no sólo con la implementación y operación del sistema, sino también con la configuración y gestión de infraestructura de IT. Además de eso, debido a la configurabilidad de Infor SunSystems, hemos sido capaces de realizar modificaciones parciales al sistema nosotros mismos -una de las mayores ventajas de SunSystems,» añade Jan Slunský. “LLP Group nos ha ayudado en la migración de nuestros sistemas a la tecnología más reciente, expandir las configuraciones de nuestros sistemas y adoptar nuevos procesos y módulos para soportar nuestras operaciones en muchos países alrededor del globo. Actualmente, el sistema es utilizado por más de 1,000 usuarios, incluyendo más de 100 usuarios con funciones clave tanto financieras como contables.”

En países donde hay un gran número de transacciones de pago, Menzies Aviation ha implementado la solución Bank Payment System, creada por LLP Group, la cual permite establer comunicación directa entre Infor SunSystems y bancos alrededor del globo. La funcionalidad del sistema permite el procesamiento de pagos entrantes y salientes. Durante los últimos dos años, se ha implementado Bank Payment System en 10 países y se comunica con 28 bancos diferentes ubicados en 20 países.

En base a recomendaciones de SunSystems, un empleado designado selecciona las transacciones que están pendientes de pago y aprobadaspara ser procesadas. Bank Payment System recopila todos los datos necesarios y los envía al banco indicado para procesar el pago.

Para pagos entrantes, Bank Payment System interpreta los estados de cuenta y coteja movimientos y transacciones en SunSystems, validando de forma precisa y eficiente mientras ejecuta la contabilidad para otras transacciones bancarias, tales como comisiones bancarias, diferencias en los tipos de cambio, etc.

Dicho  por Jan Slunský, Vicepresidente de Sistemas Financieros de Menzies Aviation: “Alrededor de 3,000 transacciones pasan por el Bank Payment System cada mes. Este sistema nos permite ahorrar tiempo, garantizando la precisión en la contabilidad así como la trazabilidad de todas las transacciones, a la vez que se mantiene en línea con nuestros requerimientos de auditoría interna.”

LLP Group también recomendó e implemento el módulo iPOS Procurement, parte de SunSystems, para que Menzies Aviation pueda incrementar la eficiencia en la gestión del ciclo de compras – desde la solicitud, el proceso de aprobaciones y finalmente el trámite de la factura.

iPOS proporciona todos los mecanismos de aprobación necesarios, tales como límites de aprobación para una serie de productos, jerarquía de aprobaciones, etc. También tiene capacidad para dar solución en caso de indiferencia de algún aprobador.

“Dada la complejidad de los sistemas de software que LLP Group ha desarrollado para nosotros, es crucial que este sistema sea confiable a toda hora, con un costo operativo aceptable, y que demande el mínimo de tiempo de nuestros empleados. Nosotros hacemos ajustes menores de acuerdo a las necesidades, y LLP Group nos ayuda con cambios más sustanciales,” palabras de Jan Slunský, Vicepresidente de Sistemas Financieros de Menzies Aviation.