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Howden ČKD Compressors a réduit ses heures de traitement comptable de 50% grâce à l’automatisation des frais de personnel et de déplacement

La numérisation de la gestion des dépenses a permis à Howden ČKD Compressors d’être beaucoup plus efficace dans les opérations comptables liées aux frais de personnel et de déplacement. Le fabricant tchèque de compresseurs à succès a choisi la solution éprouvée de gestion des dépenses « expense@work » de LLP Group.

L’un des principaux avantages d’expense@work est son entière prise en charge de la langue et de la législation locale, en particulier lors du calcul des frais de déplacement. Ce facteur est généralement le talon d’Achille des autres solutions déployées à l’échelle mondiale.

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La numérisation de l’ensemble du processus a entièrement remplacé les documents papier et les feuilles de calcul Excel. « Avec l’aide d’expense@work, il n’a fallu que trois mois pour accomplir une transformation numérique complète à partir d’un processus de gestion des dépenses purement manuel. Cette transition nous a facilité la tâche, ce qui a permis d’économiser la moitié des heures de travail d’un comptable financier. Le processus d’approbation des frais de voyage, de remboursement des déplacements professionnels et de petite caisse est devenu beaucoup plus rapide, et tous les documents sont désormais archivés numériquement et faciles à trouver. Je pense que la version mobile de la solution de gestion des dépenses connaîtra le même succès », a déclaré Jan Matoušek, responsable comptable de Howden ČKD Compressors.

Après la mise en œuvre d’expense@work, les avantages suivants ont été signalés :

  • Processus d’approbation efficace des voyages d’affaires, y compris un flux de travail d’approbation précis avec tous les détails
  • Enregistrement dans le système, en tant que pièces jointes numériques, du remboursement des déplacements professionnels traités numériquement sur la base des notes de frais soumises par un employé
  • Résolution du problème de calcul des taux de change et des acomptes versés aux salariés lors de leurs déplacements professionnels
  • Système rapide et facile à utiliser pour le personnel du service financier et pour les gestionnaires qui doivent garder une trace du total des coûts encourus
  • Prise en charge complète de la langue et de la législation locale
  • Intégration transparente avec le système ERP Axapta

Une centaine d’utilisateurs utilisent actuellement le système.

Juin 2020

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