Howden ČKD Compressors

Digitalizace zaměstnaneckých nákladů a cestovních náhrad ušetřila Howden polovinu pracovní doby finančního účetního

Úvod

Howden logo

Digitální správa tzv. expense managementu umožnila společnosti Howden ČKD Compressors výrazně zefektivnit účetní operace spojené se správou zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad. Úspěšný tuzemský výrobce kompresorů vsadil na osvědčené řešení expense@work od pražské konzultační společnosti LLP Prague.


Howden ČKD Compressors –
česká kvalita ve světě

Howden ČKD Compressors je český výrobce průmyslových kompresorů s tradicí trvající již téměř 150 let. Jeho výrobky, mezi které patří zejména radiální turbokompresory a pístové kompresory, se využívají v oblasti těžby a přepravy ropy či zemního plynu, v petrochemii, energetice nebo v ocelářství.

Společnost se zabývá také servisní a rekonstrukční činností jak v případě vlastních výrobků, tak i u různých typů kompresorů od jiných výrobců. Značka ČKD ve spojení s kompresory je známá nejen na domácím trhu, ale i v zahraničí, kam dnes směřuje přibližně 90% svojí produkce. Více informací naleznete na www.howden.com.

Výchozí situace

Primárním důvodem, proč společnost Howden ČKD Compressors hledala systém pro oblast správy zaměstnaneckých výdajů, byla potřeba ulevit finančnímu oddělení při zpracovávání zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad a zároveň dát zaměstnancům nástroj, který by jim tyto procesy velmi usnadnil.

Tyto agendy se dosud zpracovávaly „po staru“ – za pomoci papírových formulářů a excelových tabulek, jejichž správa byla komplikovaná a neefektivní. Docházelo během ní k chybám při pořizování primárních dat, takže vše muselo procházet pečlivou a časově náročnou kontrolou. Další časové ztráty způsoboval těžkopádný systém komunikace finančního oddělení se zaměstnanci, kteří měli zájem nahlížet kvůli kontrole do vyúčtování.

Pokračovat v ručním zpracování vyúčtování by bylo do budoucna neudržitelné. Vedení společnosti se proto rozhodlo pro digitalizaci celého procesu, která plnohodnotně nahradí papírové formuláře a excelové tabulky. Hledalo software, jenžumožňuje výborný přehled o stavu zpracování a schvalování žádostí o pracovní cesty a zároveň omezuje chybovost při zadávání dat na minimum.

Dalším požadavkem byla i možnost jednoduché kontroly a auditu celého vyúčtování, ať už se týká krátkodobých pracovních cest v řádu dnů nebo dlouhodobých pracovních pobytů v řádu měsíců. Neméně důležitou podmínkou byla také plná integrace řešení s používaným ERP systémem Microsoft Dynamics AX 2009.


Jan Matoušek
Accounting Manager
Howden ČKD Compressors

S expense@work nám stačily pouhé tři měsíce na kompletní digitální transformaci čistě manuálního expense managementu. Tento přechod nám přinesl mnohá usnadnění, jež ve výsledku znamenají úsporu poloviny pracovní doby jednoho finančního účetního. Proces schvalování cestovních příkazů, vyúčtování pracovních cest i drobných nákupů se podstatně zrychlil a veškeré podklady jsou digitálně archivované a snadno dohledatelné. Věřím, že stejně úspešně dopadne i mobilní řešení expense managementu, na kterém nyní usilovně pracujeme.


Implementace řešení
expense@work

Navzdory tomu, že mateřská firma používá na správu zaměstnaneckých výdajů systém Concur, společnost Howden ČKD Compressors si vybrala řešení expense@work coby všestranně lepší alternativu. Jedním z největších důvodů pro toto rozhodnutí se stala kompletní podpora místního jazyka i lokální legislativy, a to zejména při výpočtu cestovních náhrad. Tento faktor je naopak Achillovou patou globálně používaných řešení.
Po úvodní analýze bylo rozhodnuto, že nový systém bude obsahovat tyto procesy:

  • Vytvoření a schválení pracovní cesty včetně požadavku na zálohy – cestovní příkazy.
  • Vyúčtování a schválení pracovní cesty (domácí i zahraniční) včetně automatického výpočtu cestovních náhrad, kapesného dle zákonných požadavků, převody z cizích měn s komplexním schvalovacím procesem.
  • Vyúčtování a schválení drobných výdajů.
  • Integrace na platební karty.
  • Integrace do ERP systému – (Microsoft Dynamics AX).

Společnost LLP Prague zavedla řešení expense@work koncem roku 2018, přičemž celý proces trval přibližně tři měsíce. Nyní se systémem pracuje asi stovka uživatelů.


Benefity řešení expense@work

Po krátkém testovacím provozu začali nový systém využívat všichni zaměstnanci, což ve velmi krátké době přineslo následující benefity:

  • Efektivní proces schvalování pracovních cest, kde je evidováno přesné schvalovací workflow se všemi podrobnostmi.
  • Digitální zpracování vyúčtování těchto pracovních cest na základě dokladů o výdajích poskytnutých zaměstnancem, které jsou v systému uložené jako digitální přílohy (hotovostní transakce, výběry z bankomatů, platby kartami apod.).
  • Vyřešil se komplikovaný problém s kurzovými výpočty a výpočty záloh vyplácených zaměstnancům na pracovních cestách.
  • Jednoduchá a rychlá použitelnost pro pracovníky účetního oddělení provádějící vyúčtování i pro manažery, kteří potřebují mít přehled o celkových nákladech. A samozřejmě i pro zaměstnance, jež si do systému chtějí zadávat svoje pracovní cesty a výdaje nebo si kontrolovat vyúčtování.
  • Úspora času a tím i nákladů souvisejících s vyúčtováním cestovních náhrad ve finančním oddělení, která odpovídá přibližně polovině pracovní doby jednoho účetního. Uspořený čas tak může být věnován jiným činnostem.



  • Všem uživatelům systému (účetní, manažeři, zaměstnanci) jsou k dispozici přesné a transparentní údaje o jednotlivých vyúčtováních a všech transakcích. Zaměstnanci mohou snadno kontrolovat způsob výpočtu cestovních náhrad a ihned vidět, který výdaj u kterého pracovníka čeká na schválení, případně kdy mu bude proplacen.
  • Kompletní podpora lokálního jazyka i lokální legislativy.
  • Využití náhledu do databáze expense@work (na úrovni SQL) a automatický přenos údajů o schválených cestovních příkazech zaměstnancům přímo do jejich plánované absence v rámci personálního systému RON Docházka. Takže zaměstnanci stačí, aby si zadal cestovní příkaz přes expense@work včas a po návratu z pracovní cesty ji vidí i v odpracované době.
  • Hladká integrace s ERP systémem Axapta (Microsoft Dynamics AX).

Jak jsme pomohli společnosti Promedica

Infor Alliance Partner logoInfor Gold Channel Partner logosystems@work logoMicrosoft Gold Partner logoAvolin logo
Jak můžeme pomoci vašemu podnikání?