Digitalizace zaměstnaneckých nákladů a cestovních náhrad ušetřila Howden polovinu pracovní doby finančního účetního

Howden ČKD Compressors je český výrobce průmyslových kompresorů s tradicí trvající již téměř 150 let. Jeho výrobky, mezi které patří zejména radiální turbokompresory a pístové kompresory, se využívají v oblasti těžby a přepravy ropy či zemního plynu, v petrochemii, energetice nebo v ocelářství.

Společnost se zabývá také servisní a rekonstrukční činností jak v případě vlastních výrobků, tak i u různých typů kompresorů od jiných výrobců. Značka ČKD ve spojení s kompresory je známá nejen na domácím trhu, ale i v zahraničí, kam dnes směřuje přibližně 90% svojí produkce.

Primárním důvodem, proč společnost Howden ČKD Compressors hledala systém pro oblast správy zaměstnaneckých výdajů, byla potřeba ulevit finančnímu oddělení při zpracovávání zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad a zároveň dát zaměstnancům nástroj, který by jim tyto procesy velmi usnadnil.

Tyto agendy se dosud zpracovávaly „po staru“ – za pomoci papírových formulářů a excelových tabulek, jejichž správa byla komplikovaná a neefektivní. Docházelo během ní k chybám při pořizování primárních dat, takže vše muselo procházet pečlivou a časově náročnou kontrolou. Další časové ztráty způsoboval těžkopádný systém komunikace finančního oddělení se zaměstnanci, kteří měli zájem nahlížet kvůli kontrole do vyúčtování.

Pokračovat v ručním zpracování vyúčtování by bylo do budoucna neudržitelné. Vedení společnosti se proto rozhodlo pro digitalizaci celého procesu, která plnohodnotně nahradí papírové formuláře a excelové tabulky. Hledalo software, jenžumožňuje výborný přehled o stavu zpracování a schvalování žádostí o pracovní cesty a zároveň omezuje chybovost při zadávání dat na minimum.

Dalším požadavkem byla i možnost jednoduché kontroly a auditu celého vyúčtování, ať už se týká krátkodobých pracovních cest v řádu dnů nebo dlouhodobých pracovních pobytů v řádu měsíců. Neméně důležitou podmínkou byla také plná integrace řešení s používaným ERP systémem Microsoft Dynamics AX 2009.

Jedním z největších důvodů pro toto rozhodnutí se stala kompletní podpora místního jazyka i lokální legislativy, a to zejména při výpočtu cestovních náhrad. Tento faktor je naopak Achillovou patou globálně používaných řešení.

Po úvodní analýze bylo rozhodnuto, že nový systém bude obsahovat tyto procesy:

• Vytvoření a schválení pracovní cesty včetně požadavku na zálohy – cestovní příkazy.
• Vyúčtování a schválení pracovní cesty (domácí i zahraniční) včetně automatického výpočtu cestovních náhrad, kapesného dle zákonných požadavků, převody z cizích měn s komplexním schvalovacím procesem.
• Vyúčtování a schválení drobných výdajů.
• Integrace na platební karty.
• Integrace do ERP systému – (Microsoft Dynamics AX).

Společnost LLP Prague zavedla řešení expense@work koncem roku 2018, přičemž celý proces trval přibližně tři měsíce. Nyní se systémem pracuje asi stovka uživatelů.

Po krátkém testovacím provozu začali nový systém využívat všichni zaměstnanci, což ve velmi krátké době přineslo následující benefity:

• Efektivní proces schvalování pracovních cest, kde je evidováno přesné schvalovací workflow se všemi podrobnostmi.
• Digitální zpracování vyúčtování těchto pracovních cest na základě dokladů o výdajích poskytnutých zaměstnancem, které jsou v systému uložené jako digitální přílohy (hotovostní transakce, výběry z bankomatů, platby kartami apod.).
• Vyřešil se komplikovaný problém s kurzovými výpočty a výpočty záloh vyplácených zaměstnancům na pracovních cestách.
• Jednoduchá a rychlá použitelnost pro pracovníky účetního oddělení provádějící vyúčtování i pro manažery, kteří potřebují mít přehled o celkových nákladech. A samozřejmě i pro zaměstnance, jež si do systému chtějí zadávat svoje pracovní cesty a výdaje nebo si kontrolovat vyúčtování.
• Úspora času a tím i nákladů souvisejících s vyúčtováním cestovních náhrad ve finančním oddělení, která odpovídá přibližně polovině pracovní doby jednoho účetního. Uspořený čas tak může být věnován jiným činnostem.