Digitální správa tzv. expense managementu umožnila společnosti Howden ČKD Compressors výrazně zefektivnit účetní operace spojené se správou zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad. Úspěšný tuzemský výrobce kompresorů vsadil na osvědčené řešení expense@work od pražské konzultační společnosti LLP Prague.
Howden ČKD Compressors je český výrobce průmyslových kompresorů s tradicí trvající již téměř 150 let. Jeho výrobky, mezi které patří zejména radiální turbokompresory a pístové kompresory, se využívají v oblasti těžby a přepravy ropy či zemního plynu, v petrochemii, energetice nebo v ocelářství.
Společnost se zabývá také servisní a rekonstrukční činností jak v případě vlastních výrobků, tak i u různých typů kompresorů od jiných výrobců. Značka ČKD ve spojení s kompresory je známá nejen na domácím trhu, ale i v zahraničí, kam dnes směřuje přibližně 90% svojí produkce. Více informací naleznete na www.howden.com.
Primárním důvodem, proč společnost Howden ČKD Compressors hledala systém pro oblast správy zaměstnaneckých výdajů, byla potřeba ulevit finančnímu oddělení při zpracovávání zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad a zároveň dát zaměstnancům nástroj, který by jim tyto procesy velmi usnadnil.
Tyto agendy se dosud zpracovávaly „po staru“ – za pomoci papírových formulářů a excelových tabulek, jejichž správa byla komplikovaná a neefektivní. Docházelo během ní k chybám při pořizování primárních dat, takže vše muselo procházet pečlivou a časově náročnou kontrolou. Další časové ztráty způsoboval těžkopádný systém komunikace finančního oddělení se zaměstnanci, kteří měli zájem nahlížet kvůli kontrole do vyúčtování.
Pokračovat v ručním zpracování vyúčtování by bylo do budoucna neudržitelné. Vedení společnosti se proto rozhodlo pro digitalizaci celého procesu, která plnohodnotně nahradí papírové formuláře a excelové tabulky. Hledalo software, jenžumožňuje výborný přehled o stavu zpracování a schvalování žádostí o pracovní cesty a zároveň omezuje chybovost při zadávání dat na minimum.
Dalším požadavkem byla i možnost jednoduché kontroly a auditu celého vyúčtování, ať už se týká krátkodobých pracovních cest v řádu dnů nebo dlouhodobých pracovních pobytů v řádu měsíců. Neméně důležitou podmínkou byla také plná integrace řešení s používaným ERP systémem Microsoft Dynamics AX 2009.
„S expense@work nám stačily pouhé tři měsíce na kompletní digitální transformaci čistě manuálního expense managementu. Tento přechod nám přinesl mnohá usnadnění, jež ve výsledku znamenají úsporu poloviny pracovní doby jednoho finančního účetního. Proces schvalování cestovních příkazů, vyúčtování pracovních cest i drobných nákupů se podstatně zrychlil a veškeré podklady jsou digitálně archivované a snadno dohledatelné. Věřím, že stejně úspešně dopadne i mobilní řešení expense managementu, na kterém nyní usilovně pracujeme.“
Jedním z největších důvodů pro toto rozhodnutí se stala kompletní podpora místního jazyka i lokální legislativy, a to zejména při výpočtu cestovních náhrad. Tento faktor je naopak Achillovou patou globálně používaných řešení.
Po úvodní analýze bylo rozhodnuto, že nový systém bude obsahovat tyto procesy:
Společnost LLP Prague zavedla řešení expense@work koncem roku 2018, přičemž celý proces trval přibližně tři měsíce. Nyní se systémem pracuje asi stovka uživatelů.
Po krátkém testovacím provozu začali nový systém využívat všichni zaměstnanci, což ve velmi krátké době přineslo následující benefity:
