Společnost PROMEDICA PRAHA je největším dodavatelem vybavení pro nemocnice v České republice. Je důležitým partnerem pro všechny kliniky, nemocnice a diabetology, kterým dodává vše od lékařských rukavic až například po rentgeny, echokardiografy a další diagnostické přístroje.
PROMEDICA PRAHA zaměstnává kolem čtyř desítek oblastních a key account manažerů, kteří jsou neustále v terénu u zákazníků a starají se o jejich potřeby. Kromě toho má také několik projektových manažerů, kteří zhruba polovinu roku tráví na služebních cestách v zahraničí, a to i mimo Evropskou unii, kde jednají s dodavateli, vybírají nové výrobky do sortimentu apod. Členové nejvyššího vedení společnosti rovněž tráví hodně času cestováním a jednáním s klíčovými zákazníky a dodavateli. Měsíčně tak účetní oddělení musí zpracovávat stovky účtenek za cestovní a jiné výdaje svých zaměstnanců, které musí následně dokázat přiřadit jednotlivým divizím anebo projektům.
„Koncem každého měsíce se sešli všichni oblastní a key account manažeři, kteří potřebovali proplatit několik set účtenek za své cestovní a jiné výdaje. Jediná pokladna nezvládala takový nápor v krátké době a tvořily se dlouhé fronty,“ říká Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení společnosti PROMEDICA PRAHA. „Jakákoliv kontrola plnění rozpočtů pro jednotlivé druhy výdajů v rámci jednotlivých divizí však byla velice komplikovaná. Probíhala až následně třeba i s několikatýdenním zpožděním. Navíc tento způsob vyplácení náhrad vytvářel přílišný tlak na naše účetní.“
Po organizačních změnách na konci roku 2011 vznikla potřeba důslednější kontroly těchto výdajů, které dohromady tvořily nemalou část celkových divizních výdajů. Ukázalo se však, že za stávajícího systému není možné výdaje efektivně snižovat. Firma proto hledala nějaké systémové řešení, které by umožnilo výdaje průběžně a efektivně kontrolovat, schvalovat, kategorizovat a přidělovat jednotlivým divizím.
Takovéto řešení nabízela kombinace zaměstnaneckých platebních karet American Express a softwarového nástroje pro zúčtování a schvalování výdajů zaměstnanců. PROMEDICA PRAHA se v průběhu roku 2012 začala rozhlížet po trhu, jaký systém by mohla nasadit a v úvahu přicházely pouze dva systémy – Concur a expense@work.
„Nabídky společností LLP a Concur byly velice podobné. Oba produkty nabízely přesně to, co jsme potřebovali, a za podobnou cenu. Jenže LLP pro svůj nástroj expense@work nabízela českou jazykovou mutaci, která je pro nás klíčová, apodstatný rozdíl byl i v lokální podpoře. Zatímco Concur neměl dostatečný tým na lokální podporu, LLP nám nabídla zkušený tým, který nám byl schopen nabídnout plnou podporu i po zavedení celého řešení. To bylo pro nás rozhodující,“ dodává Olga Probst.
„Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců.“
Implementace celého řešení proběhla během několika týdnů. V rámci implementace expense@work musela LLP zajistit propojení s ERP systémem ABRA, ve kterém je vedeno veškeré účetnictví, i se systémem společnosti American Express, z něhož se načítají informace o proběhlých platbách.
S ohledem na velké počty transakcí si PROMEDICA PRAHA vyžádala denní načítání všech údajů z platebních karet. Kontrola a schvalování účtenek tak probíhá kontinuálně, maximálně s jednodenním zpožděním.
Při implementaci expense@work byly připraveny rovněž schvalovací workflow, schvalovací kompetence pro jednotlivé zaměstnance i systém, jak přiřazovat jednotlivé výdaje příslušným divizím či projektům. Jednotlivé výdaje oblastních a key account manažerů tak schvalují přímo vedoucí divizí, jimž je výdaj zaměstnance přidělen. Pokud nedojde ke schválení, není příslušný výdaj zaměstnanci proplacen. Vedoucí divizí navíc mohou průběžně kontrolovat čerpání schválených rozpočtů na jednotlivé měsíce či kvartály i druhy výdajů, a obratem zavádět potřebná opatření v případě, kdy nejsou rozpočty plněny. To je oproti předchozímu stavu významný posun kupředu, který přispěl k podstatně přesnějšímu plnění rozpočtů.
Obchodní ředitel i ostatní členové vedení pak mají přístup k souhrnným informacím o všech výdajích a plnění rozpočtů, které mohou kdykoliv kontrolovat prakticky v reálném čase a v případě potřeby reagovat na měnící se situaci na trhu.
Zaměstnanci navíc mají povinnost udávat, za jakým účelem byly výdaje vynaloženy a ke kterému zákazníkovi daný výdaj patří. Díky tomu je možné obratem zkontrolovat i efektivitu vynaložených prostředků.
„Zavedení expense@work v naší společnosti vyvolalo na začátku nevoli našich zaměstnanců. Jenže po prvním roce se ukázalo, že díky tomuto systému klesly celkové výdaje proplácené zaměstnancům o 40 % a počet účtenek se snížil na polovinu. Zaměstnanci jsou automaticky nuceni každý svůj výdaj jasně zdůvodnit a musí tak učinit ihned. Navíc vědí, že pokud nebude výdaj oprávněný, vedoucí divize jim ho neschválí a výdaj jim nebude proplacen,“ uvedla Olga Probst.
„Systém expense@work tak dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.“
