Kiválóan teljesít a kancellar.hu-nál 2005-ben bevezetett pénzügyi vállalatirányítási és döntéstámogatási rendszer. A vállalat vezetősége szerint a szoftverek nem csak ezer fölötti munkaórát takarítottak meg az elmúlt években, de a gazdasági válság hatásainak ellensúlyozásában jelentős szerepet játszottak.
Egy informatikai biztonsággal foglalkozó cég napi működése során rengeteg bizalmas információ keletkezik. Ezért a kancellar.hu-t 2002-ben megalapító fiatal szakembereknek már az első pillanattól fogva egyértelmű volt, hogy az érzékeny ügyféladatok védelme miatt a könyvelést és a pénzügyi adatok kezelését is házon belül kell tartaniuk. Ehhez pedig biztonságos, rugalmas és könnyen kezelhető pénzügyi kiszolgálórendszerre volt szükségük.
Az ERP-piacot testközelből is ismerő alapítók választása az LLP által forgalmazott Infor SunSystems pénzügyi szoftverre és a hozzá kialakított Infor Q&A (Vision) döntéstámogató rendszerre esett.
„Első ránézésre nem engedhettünk volna meg magunknak, de egy kedvező árú konstrukciót kaptunk, és az üzleti tervből és a cég növekedési potenciáljából kiindulva is úgy ítéltük meg, hogy a szoftverek bevezetése hosszú távon jó döntés lesz. És így is lett!” – idézi fel a döntés körülményeit Zsigri Ferenc vezérigazgató-helyettes.
Az egyik nyomós érv az LLP termékei mellett az volt, hogy az informatikai biztonsági tanácsadást és szolgáltatásokat végző cégnél – ugyan még csak a tervek szintjén –, de már ekkor napirenden volt a külföldi terjeszkedés.
„Elsőre logikusnak tűnhetne, hogy egy helyi könyvelőirodára bízzuk a külföldi leányvállalatok pénzügyeit, de ma már tudjuk, hogy ez a menedzsment információigényét hosszabb távon nem tudja kiszolgálni.” – magyarázta Zsigri.
Zsigri elmondta: a kancellar.hu expanzióját lelassította ugyan a gazdasági válság, de a vállalat továbbra is regionális terjeszkedésben gondolkodott, ebben pedig fontos szerep jutott az Infor SunSystems és a Vision termékeknek, amelyek rendkívül hatékonyan támogatják a többpiacos működést.
A kancellar.hu-nál dolgozók pontosan tisztában vannak az Infor SunSystems és a Vision potenciáljával: a közel 40 fős cégnél többen – köztük Zsigri is – korábban az LLP tanácsadójaként dolgozott. „Jól ismerjük a vállalatirányítási rendszerek piacát, ezért önmagában is jó visszajelzés az Infor termékekkel kapcsolatban, hogy a saját vállalkozásunk hátterének kialakításához is ezeket választottunk” – mutatott rá Zsigri.
A vezérigazgató-helyettes szerint ugyanakkor a korábbi tapasztalatoknak, a professzionális tanácsadói háttértámogatásnak és a szoftvercsomag felhasználóbarát kialakításának egyaránt köszönhető, hogy a bevezetés mindössze két hónapig tartott, és az azóta eltelt években csak „finomhangolni” kellett az egyébként megbízhatóan működő rendszert.
Akkor kellett havi néhány óránál több időt szánni a szoftver beállításaira, amikor a korábbi vezérigazgatóból elnök lett, és az újonnan érkező cégvezető másféle jelentéseket is szeretett volna, mint az elődje, illetve akkor is, amikor egy céges arculati váltás miatt a fejlécükben használt betűtípust le kellett cserélni.
„Olyan változtatás is előfordult, hogy a tranzakcióelemzéshez új kategóriákat vettünk fel vagy régi kategóriákat másként kezdtük használni, de ezeket az új elemző kategóriákat is könnyedén integráltuk a meglévő rendszerbe” – fűzte hozzá Zsigri.
Ezen túl azonban szinte csak a szabályozói környezet változásainak átvezetése miatt kellett hozzányúlni a rendszerhez. „Akkor módosítottunk például még a beállításokon, amikor az áfakulcs 25 %-ról 27 %-ra nőtt” – tette hozzá.
A vezető szerint az Infor SunSystems által kezelt pénzügyi adatokat a menedzsment nyelvére lefordító Vision nagy előnye, hogy egyetlenegyszer kell csak beállítani egy-egy jelentést, és onnantól kezdve néhány gombnyomással bármikor le lehet hívni. „Túlzás nélkül mondom, hogy vannak olyan riportok, amelyeken nyolc éve semmit sem változtattunk” – mutatott rá a vezérigazgató-helyettes.
A kancellar.hu-nál a minden évben kötelezően elkészítendő pénzügyi beszámolók, így a mérleg és az eredménykimutatás is Vision riportként kerül ki a rendszerből; és ezek beállításaihoz sem kellett már hozzányúlni évek óta. A 8 éves statisztika azt mutatja, hogy havi néhány órányi külsős tanácsadói munka van a rendszerrel. „Ez azért nem mindegy, mert a túl magas tanácsadói óraszám jelentős pluszköltséget jelentene.”
„Első ránézésre nem engedhettünk volna meg magunknak, de egy kedvező árú konstrukciót kaptunk, és az üzleti tervből és a cég növekedési potenciáljából kiindulva is úgy ítéltük meg, hogy a szoftverek bevezetése hosszú távon jó döntés lesz. És így is lett!”
Azokban a hónapokban, amelyekben nincsenek új vagy speciális lekérdezési igények a menedzsment vagy a pénzügy részéről, akkor jellemzően 5-10 féle menedzsmentriport, illetve 20-40 segédriport készül. Ezek között lehetnek egyszerű főkönyvi kartonok, a pénztárkönyveléshez tartozó banki jelentések, de összetett gazdálkodási mutatókról szóló riportok vagy cashflow tervek is.
Ha valaki szán egy kis időt a Vision kezelésének legalább alapszintű elsajátítására, amely nem túl nehéz feladat, akkor egyszerű riportokat hamar el tud készíteni, állítja Zsigri. A szoftver mellett szól, hogy az adatok többféle formátumban is kinyerhetők belőle – bár a pénzügy és a menedzsment is elsősorban az Excel alapú jelentéseket használja, nagyban növelte a cég működési hatékonyságát, hogy házon belül egyedi makrókat készítettek a Visionhöz. A makrók segítségével több lépésből álló lekérdezési folyamatot, valamint köztes kalkulációs lépéseket lehet rögzíteni, és a későbbiekben megismételni.
A kancellar.hu menedzsmentje számára az is hasznos, hogy a bevételeket és a költségeket projektenként is nyilvántartja a rendszer: ebből látható, hogy egy-egy megbízás mérlege miként alakul a cég számára.
“Nem mindegy, hogy csak azért dolgoztunk, hogy elfáradjunk, vagy hasznot is termeltünk, különösen a mostani gazdasági környezetben” – magyarázta Zsigri Ferenc, hozzátéve, hogy a projektenkénti bontás mellett munkatársanként és részlegenként is vezetik a költségeket. Mindez oda vezet, hogy míg sok hasonló méretű cégnél csak májusban, a kötelező beszámoló elkészítésekor tudják meg a vezetők és tulajdonosok, hogy egyáltalán nyereséges vagy veszteséges a cég, illetve mely tevékenységek, projektekjárultak hozzá leginkább az eredmény alakulásához, a kancellar.hu-nál teljesen naprakész információk segítik a menedzsment döntéseit. “Akár naponta is készíthetnénk mérleget és eredménykimutatást, ha akarnánk.”
