expense@work költségnyilvántartás –
Excel helyett

„Európa annyi országában vagyunk jelen, hogy vállalatunk country managereinek költségelszámolását már egyszerűen képtelenség papíron vagy Excel táblázatokban nyomon követni. A cégvezetés számára ezt egy átfogó pénzügyi audit tette világossá” – idézi fel  a döntés körülményeit Becző Szilvia, az Affidea Group Kft. projektmenedzsere. A menedzsment ekkor azonnali megoldást sürgetett, és nemcsak azért, mert tudta, hogy a fejlődés ezt szükségessé teszi, hanem azért is, mert azonnal kezelni kívánták a hiányosságokat, amelyeket a céges és privát költségek elszámolásával kapcsolatban az audit feltárt.

„Multinacionális vállalatunk méreteihez képest rendkívül gyorsan megtaláltuk a megfelelő rendszert. Leginkább azért, mert aregionális IT menedzser nemcsak a menedzsment nyilvántartási rendszerrel kapcsolatos elvárásait látta világosan, hanem az ezekhez legjobban illeszkedő megoldást is. Az átlátható működés és a többi fontos paraméter alapján szakemberünk az LLP Group expense@work programját választotta. A rendszer mindenben megfelelt az elvárásoknak, és kifejezetten költséghatékonynak is bizonyult. Két és fél éve került bevezetésre és ezt a döntésünket soha egyetlen pillanatra sem bántuk meg” – foglalta össze tapasztalatait Becző Szilvia.

Az expense@work jól vizsgázott a 2012-ben történt beüzemelés alatt. Minden olyan gördülékenyen és zökkenőmentesen zajlott, hogy három hónappal később már a lengyel divízió is az expense@work rendszert használta, jelenleg pedig csoportszinten 14 országban több mint 100 dolgozó munkáját könnyíti meg.

A rendszer indulása óta kiadott frissítések telepítése soha semmilyen problémát nem okozott, sőt az Affidea által adott számos visszajelzés és fejlesztési javaslat bekerült a következő verziókba, mint hasznos új funkció.

„Eredeti céljainkat maradéktalanul megvalósítottuk. Immár pontosan tudjuk ellenőrizni, hogy ki mire és mennyit költ – illetve hogyan kívánja azt elszámolni. Az expense@work alapjaiban változtatta meg a költségelszámolás folyamatát és gyakorlatát, illetve a sokat utazó kollégáknak és a pénzügyi osztály munkatársainak elképesztő mennyiségű időt takarított meg” – magyarázza Becző Szilvia.

Az Affideánál csupán a magyar központból is számos dolgozó utazik rendszeresen: ez évente akár több száz utat is jelent. Az expense@work bevezetésének köszönhetően ezek adminisztrálása ma már mindössze egykét napig tart.

Tekintve, hogy minden online is elérhető, az sem számít, ha a kérelmező és a jóváhagyó éppen különböző országokban tartózkodik. Mi történik például, ha a vezető, aki jóváhagyhatja a helyi informatikai osztály költéseit, csupán két napot tölt Budapesten? Papír alapon a jóváhagyás akár hetekig is eltartana – az expense@work rendszer használatával viszont az egész folyamat csupán néhány kattintás.

„A papírgyártás csak a papírgyáraknak üzlet – mondja Szilvia. Az Affideánál az expense@work rendszerben a költéseket már online rögzítjük, a döntéshozó erről rögtön értesül, az ő jóváhagyása után pedig a dokumentum rögtön a pénzügyhöz kerül, ahol már utalhatják is a számla ellenértékét. A pénzügyi részleg átfogóan látja az adatokat, és a rendszerből a különböző előre beállított riportok segítségével bármikor naprakész jelentést tud lekérni. A megoldás további előnyeként említhető, hogy új riportok akár házon belül is összeállíthatók, így nem kell ezért az LLP tanácsadókhoz fordulni.”

„A rendszer nem csupán rugalmasságával nyújt minden napos támogatást a számunkra, hanem olyan testre szabott »űrlapokat« is létrehozhatunk, amelyek tökéletesen megfelelnek a vállalat, illetve a dolgozók elvárásainak” – tette hozzá Becző Szilvia.

Ilyen például a szabadságolási vagy utazási igény, napidíj-elszámolás, költségek utólagos megtérítése. A rendszer a bankok által küldött hitelkártya-elszámolások adatait is kezeli. Segítségével különböző felhasználói profilokat lehet létrehozni, mégpedig más-más jogosultsági szintekkel, így számos adminisztratív feladat kiosztható vagy delegálható, és nem kell minden feltöltést (például a számlák bevitelét) az informatikai osztályon intézni.

Ezek után nem meglepő, hogy az expense@work sikerét látva a HRosztály is a költségelszámoló programhoz szervesen illeszthető time@work modult használja az jelenléti ívek elektronikus kezelésére.

Ez az online rendszer a jelenléti íveken kívül jól kezeli az informatikai osztály készenléti, illetve túlóráit is, melyek nyilvántartása korábban nem volt egyszerű feladat.

A time@work azért is bizonyult jó választásnak, mert elkerülhetővé tette a betanítással járó további költségeket, hiszen a kollégák számára az expense@work rendszerből már megszokott és jól ismert kezelőfelület és működési elv köszönt vissza. A HR osztály tapasztalatai szerint a program a negyedére – pontosan a 25%-ára –csökkentette az ezen feladatokra fordított munkaidőt.

Ma már az Affidea több mint száz munkatársa használja az expense@work megoldást, de a tervek szerint a közel jövőben a teljes magyar Affidea Csoportnál is bevezetésre kerül. A rendszerrel a menedzsment és az informatikusok is elégedettek, használata pedig a kollégák tapasztalatai szerint is kifejezetten felhasználóbarát, és kiválóan szolgálja a mobilitást is, hiszen laptopról vagy akár okostelefonról is elérhető.