Affidea

expense@work költségnyilvántartás –
Excel helyett

Ha egy vállalat Európa tizennégy országában van jelen, akkor adminisztrációs papírokat is tizennégy különböző helyen kell gyártania alkalmazotti kiadásainak nyilvántartásához? Az Affidea Csoport már tudja, hogy ez egyáltalán nem szükségszerű!

A képalkotó diagnosztikai vizsgálatok területén piacvezető, holland tulajdonú multinacionális cég hazai leányvállalata és egyben régiós központja, az Affidea Group Kft. az LLP expense@work megoldását választotta alkalmazotti kiadásainak nyilvántartásához.


Excel helyett

„Európa annyi országában vagyunk jelen, hogy vállalatunk country managereinek költségelszámolását már egyszerűen képtelenség papíron vagy Excel táblázatokban nyomon követni. A cégvezetés számára ezt egy átfogó pénzügyi audit tette világossá” – idézi fel  a döntés körülményeit Becző Szilvia, az Affidea Group Kft. projektmenedzsere. A menedzsment ekkor azonnali megoldást sürgetett, és nemcsak azért, mert tudta, hogy a fejlődés ezt szükségessé teszi, hanem azért is, mert azonnal kezelni kívánták a hiányosságokat, amelyeket a céges és privát költségek elszámolásával kapcsolatban az audit feltárt.

Multinacionális vállalatunk méreteihez képest rendkívül gyorsan megtaláltuk a megfelelő rendszert. Leginkább azért, mert aregionális IT menedzser nemcsak a menedzsment nyilvántartási rendszerrel kapcsolatos elvárásait látta világosan, hanem az ezekhez legjobban illeszkedő megoldást is. Az átlátható működés és a többi fontos paraméter alapján szakemberünk az LLP Group expense@work programját választotta. A rendszer mindenben megfelelt az elvárásoknak, és kifejezetten költséghatékonynak is bizonyult. Két és fél éve került bevezetésre és ezt a döntésünket soha egyetlen pillanatra sem bántuk meg” – foglalta össze tapasztalatait Becző Szilvia.

Gyors siker

Az expense@work jól vizsgázott a 2012-ben történt beüzemelés alatt. Minden olyan gördülékenyen és zökkenőmentesen zajlott, hogy három hónappal később már a lengyel divízió is az expense@work rendszert használta, jelenleg pedig csoportszinten 14 országban több mint 100 dolgozó munkáját könnyíti meg.

A rendszer indulása óta kiadott frissítések telepítése soha semmilyen problémát nem okozott, sőt az Affidea által adott számos visszajelzés és fejlesztési javaslat bekerült a következő verziókba, mint hasznos új funkció.

Eredeti céljainkat maradéktalanul megvalósítottuk. Immár pontosan tudjuk ellenőrizni, hogy ki mire és mennyit költ – illetve hogyan kívánja azt elszámolni. Az expense@work alapjaiban változtatta meg a költségelszámolás folyamatát és gyakorlatát, illetve a sokat utazó kollégáknak és a pénzügyi osztály munkatársainak elképesztő mennyiségű időt takarított meg” – magyarázza Becző Szilvia.

Több idő marad az üzletre

  • Gyorsabb a munkavégzés
  • Online elérhető
  • Átlátható a vállalati működés
  • A menedzsment naprakész az alkalmazotti kiadások dolgában
  • Csökken a cégen belüli felesleges adminisztráció
  • A költségekkel kapcsolatos összes jelentés akár egyetlen kattintással hozzáférhető

Jóváhagyás: hetek helyett
napok

Az Affideánál csupán a magyar központból is számos dolgozó utazik rendszeresen: ez évente akár több száz utat is jelent. Az expense@work bevezetésének köszönhetően ezek adminisztrálása ma már mindössze egykét napig tart.

Tekintve, hogy minden online is elérhető, az sem számít, ha a kérelmező és a jóváhagyó éppen különböző országokban tartózkodik. Mi történik például, ha a vezető, aki jóváhagyhatja a helyi informatikai osztály költéseit, csupán két napot tölt Budapesten? Papír alapon a jóváhagyás akár hetekig is eltartana – az expense@work rendszer használatával viszont az egész folyamat csupán néhány kattintás.

„A papírgyártás csak a papírgyáraknak üzlet – mondja Szilvia. Az Affideánál az expense@work rendszerben a költéseket már online rögzítjük, a döntéshozó erről rögtön értesül, az ő jóváhagyása után pedig a dokumentum rögtön a pénzügyhöz kerül, ahol már utalhatják is a számla ellenértékét. A pénzügyi részleg átfogóan látja az adatokat, és a rendszerből a különböző előre beállított riportok segítségével bármikor naprakész jelentést tud lekérni. A megoldás további előnyeként említhető, hogy új riportok akár házon belül is összeállíthatók, így nem kell ezért az LLP tanácsadókhoz fordulni.”


Szilvia Becző
Projektmenedzser
Affidea Group

Az LLP profi tanácsadói nemcsak az xpense@work rendszer bevezetése előtt bizonyultak rugalmasnak és felkészültnek, hanem a rendszer éles indulása után is rendkívül segítőkészek voltak. A felmerülő kérdéseknek mindig alaposan utánajártak, és amit ezután javasoltak, az általában már maga a megoldás volt. Az LLP csapat hozzáállásának is köszönhetjük, hogy a projekt bevezetése a tervezetthez képest egy percet sem csúszott, ezért máskor is szívesen választanánk az LLP-t.


Sokoldalúság – szabadságigénylés,
napidíj-elszámolás,
hitelkártyaadatok

„A rendszer nem csupán rugalmasságával nyújt minden napos támogatást a számunkra, hanem olyan testre szabott »űrlapokat« is létrehozhatunk, amelyek tökéletesen megfelelnek a vállalat, illetve a dolgozók elvárásainak” – tette hozzá Becző Szilvia.

Ilyen például a szabadságolási vagy utazási igény, napidíj-elszámolás, költségek utólagos megtérítése. A rendszer a bankok által küldött hitelkártya-elszámolások adatait is kezeli. Segítségével különböző felhasználói profilokat lehet létrehozni, mégpedig más-más jogosultsági szintekkel, így számos adminisztratív feladat kiosztható vagy delegálható, és nem kell minden feltöltést (például a számlák bevitelét) az informatikai osztályon intézni.

Bővítés, elektronikus jelenléti ív:
time@work

Ezek után nem meglepő, hogy az expense@work sikerét látva a HRosztály is a költségelszámoló programhoz szervesen illeszthető time@work modult használja az jelenléti ívek elektronikus kezelésére.

Ez az online rendszer a jelenléti íveken kívül jól kezeli az informatikai osztály készenléti, illetve túlóráit is, melyek nyilvántartása korábban nem volt egyszerű feladat.

A time@work azért is bizonyult jó választásnak, mert elkerülhetővé tette a betanítással járó további költségeket, hiszen a kollégák számára az expense@work rendszerből már megszokott és jól ismert kezelőfelület és működési elv köszönt vissza. A HR osztály tapasztalatai szerint a program a negyedére – pontosan a 25%-ára –csökkentette az ezen feladatokra fordított munkaidőt.

Ma már az Affidea több mint száz munkatársa használja az expense@work megoldást, de a tervek szerint a közel jövőben a teljes magyar Affidea Csoportnál is bevezetésre kerül. A rendszerrel a menedzsment és az informatikusok is elégedettek, használata pedig a kollégák tapasztalatai szerint is kifejezetten felhasználóbarát, és kiválóan szolgálja a mobilitást is, hiszen laptopról vagy akár okostelefonról is elérhető.

Miben segítettünk a BKSZT-n

Infor Alliance Partner logoInfor Gold Channel Partner logosystems@work logoMicrosoft Gold Partner logoAvolin logo
Hogyan segíthetünk vállalkozása fejlődésében?