Roche, jedna z celosvětově nejúspěšnějších farmaceutických firem si zvolila expense@work pro správu svých zaměstnaneckých výdajů v Rusku, Bělorusku a Kazachstánu.
Před samotnou implementací expense@work zpracovávala moskevská divize všechny procesy manuálně. Zaměstnanci vyplňovali papírové formuláře, které předávali ke schválení manažerům a ti je pak postupovali finančnímu oddělení. Doručení poštou někdy zabralo i týden, a pokud manažer potřeboval opravu nebo doplnění (formulář poslal opět poštou), celý proces se zbytečně prodlužoval.
Po zavedení SAP v roce 2010 firmě Roche rovněž chyběl důležitý reporting o účetní bilanci zaměstnanců. Marina Nekrasova, provozní ředitelka Roche Moscow Ltd., k tomu dodává: „Zaměstnanci si nemohli vytvořit výkaz, aby zkontrolovali své zůstatky a manažeři ani účetní nemohli sledovat zaměstnanecké výdaje.”
Hlavním cílem při implementaci expense@work byla automatizace procesů, které jsou spojené se zaměstnaneckými náklady – pracovními cestami, konferenčními výdaji a výdaji na reprezentaci, kancelářskými náklady a dalšími. Vedle potřeby zefektivnění procesů a nahrazení poštovní korespondence bylo také klíčové, aby systém odpovídal ruským standardům a místním zákonným požadavkům na výkaznictví. To vše samozřejmě v souladu s firemními pravidly.
V expense@work jsou procesy spojené se služebními cestami plně automatizovány. Nejprve zaměstnanec vytvoří online žádanku, kterou postoupí ke schválení. Jakmile jej dostane (vše probíhá samozřejmě elektronicky), může si vytisknout potřebné dokumenty, jako jsou autorizační formulář a cestovní příkaz s vygenerovaným identifikačním číslem. Po návratu naskenuje zaměstnanec do systému všechny účtenky a vyplní výdajový formulář. Ten pak jeho nadřízení schválí (případně vrátí k opravě) a postoupí finančnímu oddělení ke kontrole, zda vše souhlasí a odpovídá místní legislativě. Nakonec se transakce už jen zadají do SAP.
Navíc byl expense@work upraven tak, aby sledoval nákladová střediska a obchodní divize dle stejné struktury, kterou najdeme i v SAP. Všechny procesy spojené s výdaji jsou nyní v expense@work a jsou automatizovány na nejvyšší možnou úroveň. Vytištěné a podepsané originály dokumentů sice musí být archivovány dle ruské legislativy, nicméně to nijak nezpomaluje každodenní procesy.
„Firma LLP byla nesmírně ochotná během procesu implementace, bez jejich podpory bychom to nezvládli. Nevěřili jsme, že by 500 lidí dokázalo se systémem pracovat už od prvního dne. Týmová spolupráce mezi LLP a třemi až čtyřmi našimi zaměstnanci byla skvělá.“
„expense@work je uživatelsky velmi příjemný a intuitivní systém. Během prvního měsíce nebo dvou měli uživatelé otázky ohledně některých funkcí, ale po tomto začátku se už neobjevil jediný problém.“
Všichni zaměstnanci farmaceutické divize Roche, kteří mají s výkonem práce spojené výdaje, nyní používají expense@work. Implementace začala v Rusku s 500 uživateli, hned poté následoval Kazachstán a Bělorusko. Dnes má systém ve firmě přes 600 uživatelů.
„Přesnost ve vykazování se výrazně zlepšila. Výkazy jsou k nahlédnutí online a opravy jsou prováděny rychleji. Všechny potřebné dokumenty jsou k dispozici ihned. Snížili jsme čas strávený schvalováním a opravou formulářů přibližně o polovinu,“ říká Marina Nekrasova.
Byly také vytvořeny reporty pro sledování výdajů zaměstnanců za dané období, což umožňuje lepší kontrolu rozpočtu.
Následující procesy jsou nyní automatizovány:
Farmaceutičtí reprezentanti, což je přibližně polovina z 500 zaměstnanců moskevské pobočky, používají expense@work výhradně na svých iPadech. Systém využívají všichni zaměstnanci, kterým vznikají náklady spojené s prací.
