A legtöbb vállalat havonta több száz vagy akár több ezer házipénztárral, költség űrlapokkal vagy bankkártya kimutatásokkal kapcsolatos személyi költség esetet kezel.

Az ezekhez tartozó adatok rögzítése, az érvényesítések, a jóváhagyások, az adatok összeegyeztetése, a többszöri ellenőrzések, az ÁFA tartalom hozzáadása és mindezen adatok ismételt bevitele egy pénzügyi rendszerbe, mind fárasztó és nem hatékony időtöltés.

Sok vállalat még mindig papír űrlapokat vagy Excel táblázatokat használ a költségek nyilvántartására. Számukra nehézséget okoz a jól működő költség visszafizetési folyamat kialakítása és irányítása, nem beszélve az alkalmazotti kiadások, a költséghelyek, a projektek, az időszakok és a költség típusok nyomon követéséhez szükséges elemzésekről.

Előnyei

• Egyszerű költség bevitel – bárhol és bármikor interneten keresztül
• Vállalati irányelvek és költségpolitikák alkalmazása
• Megfelelő árak kalkulálása a kilométer adatokhoz
• Hatékony integráció a meglévő pénzügyi rendszerével
• Bankkártya kimutatások importálása
• Több pénznem és több nyelv kezelése
• Intelligens jóváhagyási folyamat irányítás e-mail segítségével
• Alkalmazkodás a helyi adótörvényekhez
• Átfogó jelentéskészítés és ráfordítás elemzés

Költséges igénylések

• A költségigényléseket sok esetben manuálisan kezelik az alkalmazottak, a cégvezetők és a pénzügyesek
• A lekérdezések, a költségigénylések visszautasítása és a kifizetések mind időigényes feladatok
• A bankkártya kimutatások és a költség igénylések egyeztetése fárasztó és kellemetlen feladat
• A legtöbb költségigénylésnek hiányos vagy helytelen az ÁFA kalkulációja és a költséghely vizsgálata