Formuláře výdajů, neboli expense formuláře mohou být konfigurovány tak, aby vyhovovaly konkrétním požadavkům a podnikovým pravidlům, používaným v naší organizaci. Lze zpracovávat cestovní požadavky, zálohy, formuláře výdajů, výpisy z kreditních karet, ale i požadavky na nákup.

Lze navrhovat vaše vlastní pravidla autorizace a ověřování a zavádět dodatečné podmíněné kroky, jež se provádí podle toho o jaký typ výdaje jde, anebo o jakou částku se jedná.

Náhled obrazovky PSW portálu - formulář vydání (expense)

Formuláře výdajů používáme k tomu, abychom:

• zachytili hotovostní výdaje, které se zaměstnancům zpětně hradí (může jít o proplacení účtů, ujeté kilometry nebo jiný typ výdajů)
• přeúčtovali nárokovatelné výdaje klientům
• zvýšili částky výdajů v případě úpravy fakturace
• správně přiřadili sazby DPH k výdajům a účtům
• prováděli všechny potřebné transakce do účetní hlavní knihy
• zachycovali již "fakturované" výdaje
• zachycovali dodatečné poplatky (včetně např. nákladu na prodej produktů)
• integrovali formuláře výdajů a časové výkazy do jednoho společného portálu (PSW) 
• automaticky importovali elektronické výpisy kreditní karty ke zpracování 

Hlavní funkční rysy:

• počet typů expense formulářů není nijak omezen (zálohy, cestovní požadavky, hotovostní vydání, výpis z kreditní karety, apod.)
• zaměstnanci zapisují výdaje v PSW portálu anebo do time@work klienta, případně je lze importovat z účetních systémů nebo jiné formátované sestavy
• Plánování výdajů se provádí ze Zápisu deníku
• Předdefinované typy výdajů, což zabraňuje chybám v číslech účtů
• Průběh zpracování výdajů - zápis, schválení, ověření
• Transakce lze pružně exportovat do účetních systémů
• Výdaje lze případně zadávat ve více měnách
• Počet typů kreditních karet není nijak omezen
• Lze případně zadat, že se pouze nějaká část Formuláře výdajů má vrátit zaměstnancům nebo autorizátorům
• Transakce výdajů lze ověřovat podle zadaných pravidel
• Existuje možnost použít alternativní průběh zpracování
• Formulář může vyplňovat zástupce